Aanpassingsvermogen

Tijdens de eerste acht weken van mijn stage werkte ik gericht aan het ontwikkelen van mijn aanpassingsvermogen. De nulmeting liet zien dat ik soms moeite had om flexibel te schakelen tussen taken en mij aan te passen aan nieuwe informatie of situaties. Mijn doel was om mijn vermogen te verbeteren om planmatig te werken, flexibel om te gaan met veranderingen, en adequaat te reageren op nieuwe uitdagingen.

Wat heb ik geleerd:

• Planmatig werken: Ik heb geleerd hoe belangrijk het is om structuur aan te brengen in mijn werk. In het begin van mijn stage werkte ik vaak reactief en miste ik soms overzicht over wie, wat en wanneer moest doen. Door met mijn begeleider te bespreken hoe ik beter kon plannen, ging ik aan de slag met het maken van weekplanningen waarin ik deadlines en verantwoordelijkheden duidelijk vastlegde. Bij Twelve maakte het gehele bedrijf gebruik van Outlook en kon je ook de personen waarmee je direct te maken had in je agenda toevoegen waardoor je ook hen planningen kon zien / wanneer zij afspraken hadden. Dit gaf mij meer grip op mijn werkzaamheden en die van mijn team, en hielp om efficiënter te werken.

• Afspraakmanagement: In de beginweken maakte ik enkele fouten doordat ik afspraken niet goed vastlegde of onvoldoende communiceerde. Ik leerde het belang van duidelijke en tijdige communicatie, bijvoorbeeld door na elk klantgesprek samenvattingen en actiepunten direct in het CRM-systeem te verwerken. Als je dit niet vergeet je vaak belangrijke punten die bij een klant van toepassing waren en zit je later met de blaren onder je voeten. Door direct na een gesprek de belangrijke afspraken met een klant te communiceren wist je zeker dat het goed ging en werd ik betrouwbaarder als persoon.

• Zelfcontrole: Ik ontdekte dat het regelmatig controleren van mijn voortgang essentieel is om op koers te blijven. Aan het einde van iedere werkdag keek ik mijn planning na om te beoordelen of ik nog op schema lag en welke aanpassingen nodig waren. Indien er dingen die dag niet op orde waren moest dit verschoven worden na het eerste volgende plekje in de agenda. Deze gewoonte zorgde ervoor dat ik beter voorbereid was op de volgende dag en flexibel kon inspelen op onverwachte gebeurtenissen.

In de tweede helft van mijn stage lag de focus op het verder ontwikkelen van flexibiliteit en het omgaan met werkdruk en veranderingen. Door de ervaring die ik in de eerste weken had opgedaan, kon ik sneller schakelen en beter omgaan met onverwachte situaties.

Wat heb ik geleerd:

• Flexibel schakelen: Ik leerde om sneller te schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten. Bijvoorbeeld, als er onverwacht een urgente klantvraag binnenkwam, kon ik mijn planning aanpassen zonder mijn andere verantwoordelijkheden uit het oog te verliezen. Dit vergde een goede balans tussen korte-termijnacties en lange-termijnplannen. Voorheen vond ik het lastig als er belletjes binnenkwam met nieuwe vragen, om dan de vraag waar ik al mee bezig was, nog goed op te pakken erna. Flexibel schakelen is één van de belangrijkste skills die ik deze stage heb geleerd. Onder andere door advies van mijn begeleider Martijn en de skills lessen in het eerste jaar van mijn opleiding ‘planmatig werken’ heb ik deze skill verder weten uit te breiden.

• Omgaan met werkdruk: Tijdens periodes van hoge werkdruk, zoals beursvoorbereidingen en piekmomenten in klantcontact, leerde ik mijn stress te beheersen door mijn taken op te splitsen in behapbare delen. Hierdoor bleef ik gefocust en voorkwam ik fouten. Vooral de voorbereiding van de beurs vergde veel tijd en het was dan lastig om de dagelijkse taken hier goed bij te combineren. Door uren te blokken specifiek voor de beurs en de rest op de dagelijkse bezigheden te houden was de werkdruk goed te balanceren.

• Openstaan voor vernieuwing: Ik ontdekte hoe belangrijk het is om open te staan voor nieuwe ideeën en collega’s. Zo kwamen over de maanden dat ik stage liep bij Twelve geregeld nieuwe collega’s binnen. Ik nam het initiatief om ze rond te leiden door het bedrijf en de afdelingen al kort toe te lichten. Ik stelde mijzelf dus direct open voor vernieuwing op de werkvloer en wilde graag dat ze zich goed thuis voelde in het nieuwe bedrijf. Zo hoef je iemand maar een kopje koffie aan te bieden en kan je gelijk een nieuw contact en collega tot vriend maken.